マニュアルの作り方 — 本文と手順書に分け、改訂履歴で直し続ける業務マニュアル作成のコツ

運営会社の株式会社命では、仕事の多くを AI エージェントの担当が受け持っています。担当はそれぞれ自分の手引き、つまりマニュアルを持ち、仕事を始める度にそれを読んでから動きます。読み手が人でも AI エージェントでも、マニュアルが壊れる所は同じでした。長くなって要る所が埋もれる事、直した跡が残らない事、直せる人が一人しかいない事です。この読み物では、その 3 つを避けるために運営会社が決めた作り方を、実際の版の履歴とともに示します。

マニュアルと手順書の違い — 「何をするか」と「どう進めるか」

マニュアルと手順書は、同じ物として扱われる事が多い言葉です。運営会社では、担当の手引きを 2 枚の紙に分けています。1 枚は「本文」で、何をするか、どこまでやってよいか、やらない事を書きます。もう 1 枚は「手順」で、その仕事をどう進めるか、使う表の列、確かめの中身を書きます。この読み物では、前者をマニュアル（本文）、後者を手順書と呼びます。

出典: 株式会社命の担当の手引き（社の実測 2026-10-25 以降）。項目の並べ方は編集部による

分ける理由は、読む頻度が違うからです。判断の線は毎回読まないと守れませんが、表の列や操作の順は、その作業をする時に見れば足ります。全部を 1 枚に書くと、毎回読む量が増え、肝心の線が操作の説明に埋もれます。逆に手順書の側に線が混ざると、本文だけ読んだ担当がその線を知らないまま動きます。手順書の頭に「線を足さない」と書くのは、そのためです。

手順書の中の確かめの項目をどう書くかは、チェックリストの作り方で扱っています。

業務マニュアルの作り方 — 6 つの手順

1. 誰がどの仕事に使うかを 1 つに決める。1 冊で複数の担当や仕事を受けると、本文の「どこまでやってよいか」が書けなくなります。
2. 本文を先に書く。何をするか、どこまでやってよいか、やらない事の 3 つを書きます。操作の細かい順はまだ書きません。
3. 手順書を、本文と同じ見出しで書く。本文の節ごとに、同じ見出しの節を手順書に作り、そこに操作の順・使う表の列・確かめの中身を書きます。本文の側には「手順の同じ見出しの節を読む」とだけ書きます。
4. 持ち主で変わる値を、本文から外す。置き場の住所、アカウント、社名などは、本文に直接書かず、別の表に置いて名前で指します（下の「他の会社に渡す時」の節）。
5. 最初の版から改訂履歴の表を付ける。1 回の変更を 1 行で書く表を、最初から用意しておきます（下の「改訂履歴」の節）。
6. 誰が・いつ直すかを決めて書く。使う本人が直してよい事と、同じ型の指摘が 2 回目に来たら直す事を、本文に書いておきます（下の「誰が更新するか」の節）。

手順 2 と 3 の順が、マニュアル作成のいちばんのコツです。手順書から書き始めると、操作の説明の中に判断が散らばり、後から本文へ引き上げる手間がかかります。仕組み化の全体の中でマニュアルがどこに当たるかは、仕組み化とはで説明しています。

長くなったマニュアルは、消さずに手順書へ移して縮める

マニュアルは、つまずく度に書き足すので、放っておくと長くなります。運営会社では 2026-10-25 に、SEO の担当の手引きの本文を 26,348 字から 11,979 字に縮めました（社の実測 2026-10-25）。きっかけは、代表の「本文を約 1 万字に」という答えです（社の実測 2026-10-25）。

この時、中身は 1 つも消していません。毎回同じ操作の順、記録に使う表の列、確かめの中身といった「どうやるか」の部分を、手順書へ移しただけです。本文に残したのは、何をするか、どこまでやってよいか、やらない事です。縮めた結果、本文は毎回読み切れる量になり、操作の説明はその作業をする時に手順書の同じ見出しの節を開けば読めます。

マニュアルを短くしたい時に、古そうな行から消すのは危険です。その行がなぜ足されたかは、改訂履歴を見ないと分かりません。縮める時は「消す」ではなく「本文から手順書へ移す」を先に試します。

マニュアルの改訂履歴は、1 回の変更を 1 行で書く

改訂履歴は、マニュアルが今の形になった理由を残す表です。運営会社の担当の手引きでは、次の列で 1 回の変更を 1 行に書いています。

出典: 株式会社命の SEO の担当の手引きの版の履歴（社の実測 2026-11-10）。「書く事」の言い方は編集部による

SEO の担当のこの表は、v1（2026-10-19）から v2.7.1（2026-11-10）まで 17 行あります（社の実測 2026-11-10）。1 か月足らずで 17 回変わった（社の実測 2026-11-10）という事は、マニュアルは一度作って終わる物ではなく、使いながら直し続ける物だという事です。根拠の列があるので、後から「この行はなぜあるのか」を記録までたどれます。判定日と結果の列があるので、直した事が効いたかどうかも同じ行で分かります。

「変えなかった物」を書くのは、読む人の迷いを減らすためです。ある版で手順書の 1 か所を直した時、本文の型には触れていないと書いてあれば、本文を読み直す必要が無い事がすぐ分かります。

マニュアルは誰が更新するか — 使う本人が直し、記録に 1 行

運営会社では、手引きは使う本人、つまりその担当が直してよい決まりです。2026-10-06 の代表の「一人しか直せないのは不便」という直命の趣旨から来ています（社の実測 2026-10-06）。直せる人が一人だと、その人が手を付けるまで、現場は古いマニュアルのまま動き続けるからです。

直したら、記録に 1 行を書きます。例えば 2026-10-26 の v2.3 では、週報への指摘を受けて、SEO の担当自身が手順書の 1 か所、記事の本文を切り出す範囲を直しました（社の実測 2026-10-26）。本文の判断の線ではなく手順書の「どうやるか」の直しなので、担当がその場で直し、改訂履歴に 1 行足して終えています。

いつ直すかにも線があります。同じ型の指摘が 1 回目に来た時は、その仕事を直して記録します。同じ型の指摘が 2 回目に来たら、その担当が自分の手引きを直します（社の実測・SEO の担当の本文）。1 回目で毎回マニュアルを変えると表が細かい例外で埋まり、何回来ても直さなければ同じ指摘が続きます。2 回目という線は、その間を取った物です。

ルールの紙を直す時の考え方は社内ルールとは、人から人へ仕事を渡す時の紙の作り方は引き継ぎとはで扱っています。

マニュアルを他の会社に渡す時 — 持ち主で変わる値を書かない

手引きを他の会社や会員に配る時、運営会社では、置き場の住所、アカウント、社名のように「持ち主が変わったら変わる値」を本文に書きません。代わりに、別の表に置いた値の名前、例えば {記事の置き場} のような名前で指します。保存した後に、自社の固有の値で検索して 0 件である事を確かめてから、作業を終えます（社の実測・運営会社の手引きの登録の決まり）。

こうしておくと、受け取った側は表の値を自分の物に入れ替えるだけで、本文はそのまま使えます。自社の値が本文に残っていると、受け取った側の担当がその値どおりに動き、別の会社の置き場を見に行く事になりかねません。

配った手引きには、外の使い手から直しが届く事もあります。2026-11-11 には、運営の担当の手引き 2 本に、会員から直しが 4 点届き、それを当てました（社の実測 2026-11-11）。使う人が増えるほど、手引きを直す目も増えます。直しを受けて当てた時も、改訂履歴の 1 行に残します。

置き場が 2 つある時は、食い違いを見つけたら正を決める

マニュアルを紙（ファイル）とデータベースの両方に置いていると、片方だけに在る行が生まれます。運営会社では 2026-11-09 に、手引きの置き場であるデータベースの側にだけ在って、紙の側に無い 1 行が見つかりました（社の実測 2026-11-09）。どちらを正にするかを決めて、その 1 行を紙へ写しています。どの置き場を正本にするかの考え方は、情報の一元化とはで扱っています。

よくある質問

マニュアルと手順書の違いは何ですか

マニュアル（本文）は、何をするか、どこまでやってよいか、やらない事を書く紙です。手順書は、その仕事をどう進めるかを、操作の順や確かめの中身まで書く紙です。運営会社では 2 枚を同じ見出しで並べ、判断の線は本文にだけ置いています。

業務マニュアルは何から作ればよいですか

誰がどの仕事に使うかを 1 つに決め、最初に本文（何をするか・どこまで・やらない事）を書きます。操作の細かい順は、本文と同じ見出しを付けた手順書へ分けて書きます。

マニュアルが長くなりすぎた時はどうすればよいですか

中身を消さずに、毎回は要らない部分を手順書へ移します。運営会社では、SEO の担当の手引きの本文を 26,348 字から 11,979 字に縮めましたが、移した中身は手順書に残しています（社の実測 2026-10-25）。

マニュアルの改訂履歴には何を書けばよいですか

1 回の変更を 1 行で、版、日、変えた行、根拠、判定日、結果、書いた人を書きます。変えなかった物も書き、小さな足しは v2.7 から v2.7.1 のように番号を細かく刻みます。

マニュアルは誰が更新すべきですか

使う本人が直してよい形にします。運営会社では担当が自分の手引きを直してよく、直したら記録に 1 行を書きます。同じ型の指摘が 2 回目に来た時は、その担当が手引きを直す決まりです。

マニュアルは、社長がいなくても回る会社を作る部品の 1 つです。全体の地図は社長がいなくても回る会社の 5 つの条件にまとめています。

出典

• 株式会社命の担当の手引きの版の履歴（SEO の担当の手引きの本文を 26,348 字から 11,979 字に縮め、毎回同じ操作の順・表の列・確かめの中身を手順書へ移した。中身は消していない・社の実測 2026-10-25）
• 株式会社命の担当の手引き（本文と手順書は同じ見出しで節を持ち、本文は手順書の同じ見出しの節を指すだけ。手順書の頭に「ここに判断の線を足さない」と書く・社の実測 2026-10-25 以降）
• 株式会社命の SEO の担当の手引きの版の履歴（列は版・日・変えた行・根拠・判定日・結果・書いた人。v1（2026-10-19）から v2.7.1（2026-11-10）まで 17 行・社の実測 2026-11-10）
• 株式会社命の判断の記録（手引きは使う本人が直してよい決まり。2026-10-26 の v2.3 で、SEO の担当が週報への指摘を受けて手順書の 1 か所を直した・社の実測 2026-10-26）
• 株式会社命の SEO の担当の手引きの本文（同じ型の指摘が 2 回目に来たら、その担当が自分の手引きを直す・社の実測）
• 株式会社命の手引きの登録の決まり（他の会社や会員に配る手引きには、持ち主で変わる値を書かず別の表の名前で指し、保存後に固有の値の検索で 0 件を確かめる・社の実測）
• 株式会社命の判断の記録（運営の担当の手引き 2 本に、会員から直しが 4 点届き、当てた・社の実測 2026-11-11）
• 株式会社命の判断の記録（手引きのデータベースの側にだけ在り紙の側に無い 1 行が見つかり、正を決めて紙へ写した・社の実測 2026-11-09）